Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Bắc Ninh là phần mềm giúp quản lý và xử lý công việc hàng ngày của cán bộ tỉnh Bắc Ninh và là phần mềm nội bộ.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành giúp cho các cán bộ đang làm việc tại các sở ban ngành, các huyện, xã đọc và xử lý các văn bản làm việc.
1.2 Mô tả chung về phần mềm
Hệ thống quản lý hồ sơ công việc là sản phẩm phần mềm thực hiện việc quản lý và vận hành quy trình xử lý công việc trong cơ quan, giúp cho cán bộ xử lý và tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Hệ thống được xây dựng nhằm giải quyết bài toán quản lý tài liệu, văn bản, các quá trình xử lý cũng như quy trình thực hiện được phần mềm hỗ trợ để đáp ứng các nhiệm vụ tác nghiệp của cán bộ trong cơ quan.
1.3 Mục đích ứng dụng phần mềm
Phần mềm được sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, viên chức nhà nước trong việc luân chuyển và xử lý tài liệu, văn bản trong tỉnh Bắc Ninh. Giúp cho việc quản lý, điều hành, tác nghiệp thuận lợi và nhanh chóng. Tiến tới tham gia vào chính phủ điện tử theo chủ trương của nhà nước.
2. Các nhóm người sử dụng
2.1 Văn thư
Trong các cơ quan, tổ chức, văn thư là nhóm chuyên trách các công việc như tiếp nhận các công văn, tài liệu, các loại giấy tờ bao gồm cả đơn do người dân gửi lên. Công việc này trên hệ thống được thực hiện theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển lên cho lãnh đao cơ quan để có ý kiến chỉ đạo, xử lý.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Tiếp nhận văn bản, hồ sơ
• Trình lãnh đạo phê duyệt
• Phân phát các tài liệu, công văn
• Gửi văn bản đích danh
2.2 Chuyên viên
Chuyên viên là các thành viên trong các phòng của một cơ quan, đây là nhóm đông đảo nhất và chịu trách nhiệm thực hiện công việc nhiều nhất từ lãnh đạo giao xuống. Mỗi chuyên viên sẽ có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn khác nhau để giải quyết các công việc cụ thể của cơ quan.
Trong hệ thống, chuyên viên sẽ thực hiện các chức năng xử lý chuyên môn trước khi gửi và sau khi nhận nhiệm vụ được giao từ lãnh đạo cấp trên.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Tạo văn bản dự thảo
• Trình duyệt
• Tạo hồ sơ công việc
• Gửi văn bản đích danh
2.3 Lãnh đạo phòng
Lãnh đạo phòng là bộ phận trưởng các phòng trong các cơ quan, bộ phận này sẽ có trách nhiệm giao việc, giám sát cũng như quản lý đối với chuyên viên trong phòng mình. Trong hệ thống, cơ cấu cũng được phân chia như vậy. Chuyên viên sẽ nhận nhiệm vụ và báo cáo kết quả lên lãnh đạo phòng.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Chuyển bút phê
• Tạo hồ sơ công việc
• Cất văn bản
• Duyệt phiếu trình
• Sửa văn bản dự thảo
2.4 Lãnh đạo cơ quan
Lãnh đạo cơ quan là nhóm người lãnh đạo cao nhất của một sở cơ quan. Mọi công việc của cơ quan đều được nhóm này quyết định và chỉ đạo xuống các cấp bên dưới để thực hiện. Trong hệ thống ứng dụng, nhóm này chủ yếu giám sát các thông tin xử lý và chỉ đạo xuống bên dưới cũng như nhận các báo cáo từ dưới lên.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
• Bút phê, chỉ đạo
• Duyệt, ký tên cho văn bản