Máy quét tài liệu là một ứng dụng phần mềm hoặc thiết bị máy ảnh được sử dụng để quét tài liệu kỹ thuật số hoặc giấy và chuyển đổi chúng thành hình ảnh hoặc tệp văn bản kỹ thuật số. Những máy quét này được sử dụng rộng rãi trong văn phòng, thư viện và kho lưu trữ để số hóa các tài liệu giấy truyền thống như hợp đồng, thỏa thuận, biên lai và hóa đơn giúp chúng dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất. Máy quét tài liệu có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và giảm sự lộn xộn bằng cách loại bỏ nhu cầu về bản sao giấy, khiến chúng trở thành công cụ thiết yếu cho nơi làm việc hiện đại.

Chúng sử dụng các công nghệ khác nhau như máy quét phẳng, máy quét dạng tấm hoặc máy quét cầm tay và có thể xuất các định dạng tệp khác nhau như PDF, JPEG hoặc TIFF. Một số máy quét tài liệu cũng có thể đi kèm với phần mềm tự động chuyển đổi hình ảnh được quét thành văn bản có thể chỉnh sửa hoặc sao chép.