Quản lý tài liệu điện tử, đảm bảo kiểm soát kỷ luật thực hiện. Hệ thống đồng thời cung cấp các công cụ để nhân viên cộng tác với văn bản và các công cụ có sẵn để tự động hóa quy trình xử lý văn bản và giám sát việc thực hiện đơn hàng.

Chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản điện tử

Chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản điện tử là:
- đăng ký tài liệu;
- kiểm soát việc thực hiện các tài liệu;
— kiểm soát sự di chuyển của tài liệu giấy và điện tử, duy trì lịch sử làm việc với tài liệu;
— tạo và chỉnh sửa chi tiết tài liệu;
— tạo các báo cáo về luồng tài liệu của doanh nghiệp;
— tạo tài liệu trực tiếp trong hệ thống;
- làm việc với các phiên bản tài liệu, tài liệu phức tạp, nhiều thành phần và nhiều định dạng, các tệp đính kèm;
- phân phối điện tử các tài liệu;
— làm việc với các tài liệu trong các thư mục;
- giảm chi phí cho việc truy cập thông tin và xử lý tài liệu.

Ưu điểm của quản lý văn bản điện tử

Những ưu điểm chính của quản lý tài liệu điện tử bao gồm:
- lưu trữ tập trung, có cấu trúc và hệ thống hóa các tài liệu trong kho lưu trữ điện tử;
— giảm chi phí in ấn, bưu phí và lưu trữ tài liệu giấy;
- cách tiếp cận thống nhất đối với các thủ tục tạo lập và xử lý tài liệu (đăng ký, phê duyệt, v.v...);
— giảm thời gian giao hàng, đăng ký và phê duyệt tài liệu;
- tốc độ ký tài liệu;
— khả năng thực hiện bất kỳ hoạt động nào với tài liệu trực tuyến suốt ngày đêm: tìm kiếm, tải xuống, in, đối chiếu, từ chối cũng như theo dõi chuyển động của chúng;
- tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.
— trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, tổ chức không được in tài liệu mà phải lưu trữ chúng trong kho lưu trữ điện tử.
- nếu cần, các tài liệu được lưu trữ trong kho lưu trữ có thể được in nếu cần.