Tổng quan ViciBMS
· Vị trí công ty có thể được cấu hình
· Chỉ định có thể được tạo mà có thể được gắn thẻ cho người dùng.
· Định cấu hình lịch cho một năm tài chính cùng với Giờ làm việc, Ngày nghỉ hàng tuần, Ngày lễ, v.v.
· Người dùng có thể được tạo để họ có thể đăng nhập vào ứng dụng và tham gia vào cuộc họp. Vai trò có thể được gán cho người dùng để họ có thể thực hiện các tác vụ quản trị được yêu cầu trong ứng dụng.
· Mẫu có thể được cấu hình để thư có thể được gửi theo một định dạng cụ thể và theo cách nhất quán và quan trọng là rất nhanh chóng. Với sự hỗ trợ cho người giữ chỗ trong nội dung thư, việc thay thế tự động sẽ diễn ra để gửi Thông báo và Thông báo Dự thảo cho những người tham gia cuộc họp để mời họ tham gia các cuộc họp.
· Các loại cuộc họp có thể được cấu hình như Cuộc họp Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, Hội nghị mua sắm, Cuộc họp Ủy ban mua sắm, v.v. Những điều này cần được tạo trước khi định cấu hình các cuộc họp cho một năm tài chính
· Cấu hình Cuộc họp cho cả năm có thể (tốt nhất nên được) cấu hình trả trước dựa trên tần suất và khoảng cách giữa các cuộc họp. Khi chúng được định cấu hình, lời nhắc sẽ được gửi đến người dùng thích hợp thông báo cho họ để gửi thư đến những người tham gia để tham gia cuộc họp.
Khi tất cả các mục trên được cấu hình đúng, thì người dùng sẽ có thể xem các cuộc họp đã hoàn thành và sắp tới bằng Giao diện Cuộc họp.
· Tất cả các cuộc họp trong tương lai / sắp tới sẽ được hiển thị trong tab Sắp tới và tất cả các cuộc họp đã hoàn thành (có ngày họp trước ngày hôm nay) sẽ được hiển thị trong tab Đã hoàn thành.
· Nhấp vào bất kỳ cuộc họp nào sẽ hiển thị chi tiết của cuộc họp.
· Đối với mỗi cuộc họp, những điều sau đây có thể được cấu hình
o Thư thông báo dự thảo có thể được gửi bằng cách mời người tham gia. Mẫu thư thông báo dự thảo sẽ được sử dụng để gửi email này.
o Thư thông báo có thể được gửi bằng cách mời những người tham gia. Mẫu thư thông báo sẽ được sử dụng để gửi email này.
o Tài liệu chương trình nghị sự cho cuộc họp có thể được tải lên. Hiện tại chỉ có các tệp PDF được hỗ trợ để tải lên.
o Xác nhận tham dự có thể được đăng ký, bằng cách chọn Có hoặc Không cho người dùng, người đã xác nhận sự hiện diện hoặc vắng mặt của anh ấy / cô ấy.
o Tài liệu Biên bản cuộc họp trước sẽ tự động được hiển thị tại đây dựa trên cuộc họp trước đó của loại cuộc họp tương tự. Điều này không thể được tải lên cho cuộc họp này.
o Nghị quyết - Tài liệu độ phân giải có thể được tải lên dưới dạng tài liệu PDF.
o Các mục thảo luận kinh doanh mới - Các mục chương trình nghị sự cho cuộc họp hiện tại có thể được định cấu hình bằng giao diện này. Cùng với Số, Tiêu đề và Mô tả của Chương trình nghị sự, các tệp đính kèm cũng có thể được tải lên đối với Mục Chương trình nghị sự. Các tệp đính kèm này sẽ được thêm vào Tab Sheets cho cuộc họp này.
o Biên bản cuộc họp - Điều này cũng có thể được tải lên dưới dạng tài liệu PDF.
· Đối với tất cả các cuộc họp đã hoàn thành, một khi tất cả các tài liệu sau đây đều có sẵn, thì chúng sẽ được hợp nhất làm Tab cho cuộc họp đó (tài liệu TabSheets).
· Tài liệu TabSheets sẽ có sẵn cho người dùng trong trình xem, nơi người dùng có thể vẽ chú thích trên tài liệu.
· Người xem trình bày nhiều tính năng như
o Phóng to và thu nhỏ.
o Điều hướng trên tất cả các trang của tài liệu,
o Điều hướng trên các tab của tài liệu
o Liệt kê các trang có chú thích được thêm vào.
o Vẽ các chú thích trên các trang của tài liệu
o Xem Mục Chương trình nghị sự tương ứng với tệp đính kèm Mục Chương trình, khi tệp đính kèm đó đang được xem.
· Chỉ định có thể được tạo mà có thể được gắn thẻ cho người dùng.
· Định cấu hình lịch cho một năm tài chính cùng với Giờ làm việc, Ngày nghỉ hàng tuần, Ngày lễ, v.v.
· Người dùng có thể được tạo để họ có thể đăng nhập vào ứng dụng và tham gia vào cuộc họp. Vai trò có thể được gán cho người dùng để họ có thể thực hiện các tác vụ quản trị được yêu cầu trong ứng dụng.
· Mẫu có thể được cấu hình để thư có thể được gửi theo một định dạng cụ thể và theo cách nhất quán và quan trọng là rất nhanh chóng. Với sự hỗ trợ cho người giữ chỗ trong nội dung thư, việc thay thế tự động sẽ diễn ra để gửi Thông báo và Thông báo Dự thảo cho những người tham gia cuộc họp để mời họ tham gia các cuộc họp.
· Các loại cuộc họp có thể được cấu hình như Cuộc họp Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, Hội nghị mua sắm, Cuộc họp Ủy ban mua sắm, v.v. Những điều này cần được tạo trước khi định cấu hình các cuộc họp cho một năm tài chính
· Cấu hình Cuộc họp cho cả năm có thể (tốt nhất nên được) cấu hình trả trước dựa trên tần suất và khoảng cách giữa các cuộc họp. Khi chúng được định cấu hình, lời nhắc sẽ được gửi đến người dùng thích hợp thông báo cho họ để gửi thư đến những người tham gia để tham gia cuộc họp.
Khi tất cả các mục trên được cấu hình đúng, thì người dùng sẽ có thể xem các cuộc họp đã hoàn thành và sắp tới bằng Giao diện Cuộc họp.
· Tất cả các cuộc họp trong tương lai / sắp tới sẽ được hiển thị trong tab Sắp tới và tất cả các cuộc họp đã hoàn thành (có ngày họp trước ngày hôm nay) sẽ được hiển thị trong tab Đã hoàn thành.
· Nhấp vào bất kỳ cuộc họp nào sẽ hiển thị chi tiết của cuộc họp.
· Đối với mỗi cuộc họp, những điều sau đây có thể được cấu hình
o Thư thông báo dự thảo có thể được gửi bằng cách mời người tham gia. Mẫu thư thông báo dự thảo sẽ được sử dụng để gửi email này.
o Thư thông báo có thể được gửi bằng cách mời những người tham gia. Mẫu thư thông báo sẽ được sử dụng để gửi email này.
o Tài liệu chương trình nghị sự cho cuộc họp có thể được tải lên. Hiện tại chỉ có các tệp PDF được hỗ trợ để tải lên.
o Xác nhận tham dự có thể được đăng ký, bằng cách chọn Có hoặc Không cho người dùng, người đã xác nhận sự hiện diện hoặc vắng mặt của anh ấy / cô ấy.
o Tài liệu Biên bản cuộc họp trước sẽ tự động được hiển thị tại đây dựa trên cuộc họp trước đó của loại cuộc họp tương tự. Điều này không thể được tải lên cho cuộc họp này.
o Nghị quyết - Tài liệu độ phân giải có thể được tải lên dưới dạng tài liệu PDF.
o Các mục thảo luận kinh doanh mới - Các mục chương trình nghị sự cho cuộc họp hiện tại có thể được định cấu hình bằng giao diện này. Cùng với Số, Tiêu đề và Mô tả của Chương trình nghị sự, các tệp đính kèm cũng có thể được tải lên đối với Mục Chương trình nghị sự. Các tệp đính kèm này sẽ được thêm vào Tab Sheets cho cuộc họp này.
o Biên bản cuộc họp - Điều này cũng có thể được tải lên dưới dạng tài liệu PDF.
· Đối với tất cả các cuộc họp đã hoàn thành, một khi tất cả các tài liệu sau đây đều có sẵn, thì chúng sẽ được hợp nhất làm Tab cho cuộc họp đó (tài liệu TabSheets).
· Tài liệu TabSheets sẽ có sẵn cho người dùng trong trình xem, nơi người dùng có thể vẽ chú thích trên tài liệu.
· Người xem trình bày nhiều tính năng như
o Phóng to và thu nhỏ.
o Điều hướng trên tất cả các trang của tài liệu,
o Điều hướng trên các tab của tài liệu
o Liệt kê các trang có chú thích được thêm vào.
o Vẽ các chú thích trên các trang của tài liệu
o Xem Mục Chương trình nghị sự tương ứng với tệp đính kèm Mục Chương trình, khi tệp đính kèm đó đang được xem.
Xem thêm
